Pemeliharaan

Pengawasan produk berkelanjutan

Perubahan dalam sistem bisa menimbulkan masalah aksesibilitas. Makanya, peninjauan aksesibilitas perlu dilakukan secara reguler. Peninjauan ini perlu diikutsertakan dalam setiap proses. Selain itu, proses evaluasi yang konsisten dan template pelaporan juga diperlukan sehingga pola masalah yang terjadi di seluruh lini organisasi bisa diidentifikasi.

Dalam proses peninjauan ini, selain mengidentifikasi masalah, analisis terhadap akar masalah juga perlu dilakukan. Beberapa pertanyaan yang bisa dipertimbangkan misalnya:

• Apakah masalah disebabkan karena staf atau anggota organisasi tidak mendapatkan pelatihan yang cukup?
• Apakah masalah ini terjadi karena adanya perubahan dalam sistem?
• Apakah ada proses yang tidak jelas?

Dalam aspek tertentu, misalnya pada produk digital, sudah tersedia beberapa alat otomatis yang bisa dimanfaatkan untuk mendeteksi masalah secara dini. Namun, tidak semua penerapan aksesibilitas di organisasi dapat diotomatisasi. Oleh karena itu, kombinasi peninjauan secara otomatis maupun manual perlu dilakukan.

Otomatisasi membuat proses lebih efisien. Sementara peninjauan manual memperkuat akurasi dan konteks. Sistem open source juga bisa dimanfaatkan untuk mempermudah dan memperluas cakupan pemantauan, misalnya dengan menambahkan informasi soal panduan WCAG atau menyediakan opsi terjemahan ke bahasa lain.

Melibatkan pemangku kepentingan

Melibatkan pemangku kepentingan secara berkelanjutan memastikan mereka memahami manfaat implementasi aksesibilitas. Pemangku kepentingan internal biasanya tertarik pada dampaknya terhadap jalannya organisasi dan KPI, sedangkan pemangku kepentingan eksternal fokus pada pencapaian tujuan aksesibilitas yang telah ditetapkan.

Strategi dasar melibatkan pemangku kepentingan adalah menetapkan dengan jelas peran tiap tim dan individu. Contohnya:

• HR: memastikan proses rekrutmen, orientasi, dan proses internal dapat diakses semua orang.
• Manajemen: menjadi teladan dengan memprioritaskan aksesibilitas dalam pengambilan keputusan.
• Layanan IT: memastikan alat digital memenuhi standar aksesibilitas seperti WCAG.
• Tim Hukum: memastikan kepatuhan terhadap peraturan aksesibilitas.
• Tim Komunikasi: memastikan konten internal dan eksternal dapat diakses semua pihak.

Mulai dengan mengevaluasi kapasitas dan kebutuhan tiap tim. Kerangka seperti RACI matrix dapat membantu mengidentifikasi peran dan tanggung jawab terkait aksesibilitas.

Pemeliharaan aksesibilitas tidak harus sepenuhnya dilakukan internal. Layanan outsourcing bisa mempercepat proses, memberikan perspektif objektif, atau menangani pekerjaan tambahan seperti audit. Organisasi juga bisa merekrut ahli jika membutuhkan strategi, kepemimpinan, atau kemampuan teknis yang mendalam. Hampir semua perusahaan besar juga membutuhkan ahli aksesibilitas internal untuk memastikan keberlanjutan.

Kemampuan tim internal perlu terus ditingkatkan melalui pelatihan, baik tutorial mandiri, workshop tatap muka, maupun sesi virtual. Pelatihan harus mencakup pemahaman mengenai aksesibilitas dan disabilitas, strategi komunikasi dengan individu dengan disabilitas, prinsip desain dan teknologi terkait aksesibilitas, serta peraturan terkait. Pelatihan perlu disesuaikan dengan peran masing-masing dan diulang secara berkala.

Dalam jangka panjang, organisasi perlu menilai dampak aksesibilitas terhadap proyek: apakah biaya meningkat, waktu lebih efisien, atau masalah berkurang? Aksesibilitas juga harus diperhitungkan saat terjadi perubahan struktur organisasi, misalnya dengan menempatkan ahli aksesibilitas pada tiap tim utama dan membangun layanan internal untuk aksesibilitas.

Melacak standar & regulasi baru

Terus ikuti perkembangan terkait persyaratan terbaru mengenai aksesibilitas. Tinjau perubahan pada standar dan regulasi yang berlaku dan evaluasi bagian mana saja yang berhubungan dengan kebijakan aksesibilitas organisasi. Organisasi perlu mengetahui peraturan yang berlaku di industri, sektor, atau domain organisasi, serta tingkat kepatuhan yang diwajibkan. Perhatikan juga jika ada regulasi baru yang perlu ditambahkan ke dalam kebijakan organisasi.

Buat proses yang efisien untuk memantau perubahan ini sehingga organisasi punya cukup waktu untuk merespons dengan tepat. Perubahan peraturan biasanya mencantumkan tanggal batas waktu pemenuhan kepatuhan. Jadi organisasi bisa melakukan strategi perencanaan yang matang agar perubahan dapat diimplementasikan tepat waktu.

Standar juga bisa berubah berdasarkan area regional atau menyesuaikan dengan teknologi baru. Saat ini terjadi, ada kemungkinan organisasi perlu menggunakan pendekatan baru dalam operasional organisasinya. Jangan lupa juga untuk meninjau dokumen, pusat informasi, dan materi pelatihan yang ada untuk memastikan bahwa semua materi sudah sesuai dengan standar terbaru.

Adaptasi ke teknologi baru

Inovasi dapat membantu mengembangkan solusi baru sekaligus meningkatkan yang sudah ada. Inovasi juga bisa membantu menemukan peluang baru, menjangkau pasar yang lebih luas, dan memberdayakan lebih banyak pengguna dengan disabilitas. Beberapa teknologi yang dapat dimanfaatkan untuk mendorong aksesibilitas di antaranya:

• Analisis aksesibilitas otomatis: Saat ini sudah ada banyak plugin yang memungkinkan bisnis atau organisasi untuk secara efisien menganalisis apakah produk digital mereka sudah sesuai standar WCAG [link ke Panduan WCAG] atau tidak, misalnya WAVE (link).
• Screen reader (pembaca layar): Pembaca layar seperti JAWS dan NVDA membuat pengalaman browsing lebih mulus bagi pengguna tunanetra dan individu dengan gangguan penglihatan dengan cara “membaca” layar secara pintar dan memahami konteksnya.
• Real-time captioning: Teknologi captioning berbasis AI seperti Otter.ai atau Google Live Transcribe mengubah ucapan menjadi teks secara real-time, membantu orang dengan gangguan pendengaran mengikuti percakapan, rapat, atau presentasi dengan lebih mudah sehingga keterlibatan di bisnis atau organisasi bisa meningkat.
• Speech recognition software (teknologi pengenalan suara): Teknologi ini memungkinkan individu dengan gangguan motorik mengontrol komputer menggunakan perintah suara. Inovasi ini mempermudah komunikasi, meningkatkan produktivitas sekaligus menciptakan lingkungan kerja yang lebih inklusif.

Seiring teknologi aksesibilitas semakin berkembang, bisnis atau organisasi juga perlu untuk mengikuti perkembangan ini dan memikirkan apakah dan bagaimana teknologi bisa diterapkan di lingkup kerjanya.

Mengintegrasikan umpan balik (feedback)

Bersamaan dengan munculnya berbagai teknologi baru, ekspektasi dan kebutuhan konsumen atau pengguna terhadap aksesibilitas pada suatu organisasi juga meningkat. Cara terbaik untuk mendapatkan data ini adalah dengan melakukan pengujian (testing) langsung bersama pengguna dengan disabilitas. Tanpa langkah ini, sulit bagi organisasi untuk benar-benar tahu apakah individu dengan disabilitas bisa dan mau menggunakan produk atau jasa yang ditawarkan.

Pengujian rutin dengan pengguna disabilitas tidak membutuhkan biaya besar, tapi bisa memberikan dampak nyata. Libatkan pengguna disabilitas dalam berbagai proses dalam organisasi. Pastikan feedback dari mereka menjadi pertimbangan dalam pengambilan keputusan organisasi. Selain feedback dari pengguna, feedback dari anggota organisasi juga perlu dikumpulkan secara berkala untuk memeriksa potensi kendala dan area yang masih bisa ditingkatkan.

Survei atau sesi umpan balik dapat membantu mengukur tingkat kepuasan pihak eksternal maupun internal organisasi. Proses berulang ini memungkinkan organisasi untuk menyempurnakan strategi aksesibilitas, sehingga perbaikan dapat terus dilakukan berdasarkan pengalaman nyata dan masukan dari masing-masing pihak yang terlibat.